Emprender, Habilidades, Laboral, Recursos Humanos

El análisis de puesto como parte de la planificación y selección de personal

La planificación y selección de personal constituyen las fases más importantes en la Gestión de los Recursos Humanos en cualquier empresa, pero antes se debe allanar el camino para que esta parte de la gestión se lo más efectiva posible: el análisis de puestos

¿Qué se debe realizar antes de proceder a la selección de personal?

En la gestión de los recursos humanos hay dos procesos básicos:

Estos dos procesos son previos, o deben serlo, a la selección de personal. Ante se debe concretar si se va a a necesitar o no contratar personal y en este caso cuántos. Una vez que se ha concretado este paso hay que organizar bien los puestos que se ha de cubrir. Finalmente (aunque todo esto conlleva un proceso complejo) se procederá a reclutar y seleccionar al personal según la planificación y el análisis que se haya realizado.

Existen diversas definiciones con respecto a la planificación de los RR.HH. Entre ella, el autor Pachol, hace una de las más completa al afirmar que:

la planificación de RR.HH. es el inicio para diseñar las políticas de empleo, sustituciones internas, formación, promoción, retribución, comunicación interna y servicio sociales.

La planificación es una tarea muy importante en cualquier empresa; por lo tanto, también se aplica a lo más importante que tiene: su personal.

¿Qué se pretende con la planificación de los RR.HH.?:

  • Reducir los costes laborales.
  • Ser competitivos
  • Coordinar la gestión interna.
  • Eficacia en el desempeño de los puestos de trabajo.
  • Motivación
  • Atraer el talento.

Planificar por planificar no es razonable, por lo que es importante que previamente la empresa tenga planes y objetivos claros y bien definidos y que la gestión de personal sea considerada por la empresa como una de las más importantes y no ser subsidiaria de ninguna.

Esta planificación no es exclusiva, ni debe serlo, de las grandes empresas. También las pequeña y medianas deben realizar una planificación de personal al igual que hace con sus gastos e ingresos o el conjunto general de su negocio.

Una vez planificado la gestión de los RR.HH. es interesante diseñar los puestos de trabajo que se quieren cubrir y cómo se deben desempeñar de la forma más adecuada. Para ello es necesario realizar un “análisis de puestos” o también se le denomina “descripción de puesto de trabajo”.

¿Qué se quiere conseguir con el análisis de puestos de trabajo?

Que la empresa logre mejor y más eficazmente sus objetivos, pero, sobre todo:

  • Facilita el proceso de selección.
  • Mejora el proceso de contratación.
  • Orienta sobre el proceso de formación del personal.
  • Fomenta las carreras profesionales de cada trabajador.
  • Se realiza valoraciones para cuestiones salariales.
  • Se evalúa el desempeño y el talento.
  • Se conoce mejor la estructura del trabajo a realizar y sus posibles cambios.
  • Se puede prever posibles accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  • También es importante en los casos de externalización de la gestión.
  • Incide en las técnicas a emplear por la psicología del trabajo.

¿Cómo podría ser un posible análisis de puesto?

Imagine un pequeño empresario/a, un negocio de correduría de seguros, que tras el éxito de venta decide expandirse hacia una localidad que está cerca de la suya. Hasta ahora el empresario ha sido el único integrante de la empresa, que ha realizado las labores comerciales y administración. Debido a su gran experiencia que tiene como comercial decide contratar a una persona para que realice las tareas de administración y atención al cliente ya que las nuevas tareas comerciales le van a suponer que no se pueda dedicarse a la otras con total eficacia.

Para ello se deberá realizar un análisis de este puesto que se quiere crear (de administrativo/a) por lo que se vale de la siguiente herramienta:

Nombre empresa: Seguros autónomosDescripción del puesto de trabajo
Nombre del puesto: AdministrativoClave: AD001
Dependiente: Del gerente
Objetivos: Realizar tareas propias administrativas y atender a los clientes y proveedores tanto físicamente como por otros medios.
Funciones:
Atender e informar a los proveedores en materia de documentos.
– Atender e informar al cliente en sus peticiones.
– Realizar operaciones en la aplicación informática para registrar las pólizas de seguros.
– Realizar operaciones bancarias de ingreso y transferencias por orden del gerente.
– Registrar las facturas de clientes y proveedores.
– Realizar escritos ante cualquier organismo público o privado.  
Relaciones con otros puestos: Con la gerenciaRelaciones externas:  Con clientes, proveedores y administraciones públicas.
Requisitos del candidato:
– Hombre o mujer mayor de 18 años.
– Título de Auxiliar administrativo/a o superior en la rama administrativa.
– Experiencia de al menos 1 año en puestos administrativos.
– Experiencia en atención al cliente.
– Manejo a nivel usuario de sistemas informáticos.
Condiciones de contratación.
– Contrato de trabajo temporal según la legislación vigente durante 6 meses.
– Si persisten la demanda de tareas relacionadas con el puesto y el trabajador desempeña bien sus funciones, se pasará a realizar un contrato de trabajo de carácter indefinido.
– Se realizará cursos de formación inherente al puesto de trabajo.

Se trata de un ejemplo orientativo, ya que va a depender de las dimensiones de la empresa y de las funciones que sean necesarias para cada puesto. Pero básicamente es así como se debe realizar un análisis de puestos de trabajo.

Una vez que se tiene claro qué puesto de trabajo se necesita cubrir y cuáles son las funciones a realizar queda empezar (que no es poco) con el proceso de selección.

El proceso de selección tiene una gran importancia ya que depende de lo bien o mal que se realice, así repercutirá en el puesto a cubrir.

Lo que se pretende con la selección de personal es incorporar personal de calidad a la empresa, atraer el talento, no se debe olvidar que, a pesar de otros importantes recursos que tiene la empresa, el humano es el más importante de todos.

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